Kaip efektyviai organizuoti darbo erdvę
Alexandra Savina
Dauguma dienos, kurią mes praleidžiame darbe, biuro ar namų biure. Tačiau mes dažnai paaukojame savo komfortą ir retai galvojame apie tai, kaip mus supanti erdvė aplink mus. Jei jums atrodo, kad neturite laiko ir esate pamirštami į pareigų krūvą, gali būti, kad klausimas ant stalo yra nesurinktame popieriaus krūvoje, kur nieko rasti neįmanoma. Mes dalijamės patarimais, kurie padės geriau organizuoti savo darbo vietą, kad galėtumėte dirbti našiau.
Atsikratykite pertekliaus
Prieš pradėdami reorganizuoti darbo vietą, turite išleisti visus nereikalingus. Net jei dirbate našiau nešvarioje lentelėje, atsikratyti to, kas nesuteikia jokios geros, nebus pakenkta. Tai pasakytina apie viską: darbo dokumentus ir raštinės reikmenis bei kitus dalykus - stenkitės atlikti būtiną minimumą. Išmeskite į šaltą kraują, kas jums nepadeda: keli įsimintini dalykai ir mėgstamiausia nuotrauka rėmelyje netrukdys, bet jei jie yra daug didesni, jie gali imtis rimtos darbo paviršiaus dalies.
Pavasario valymas kas kelis mėnesius ir reguliariai valykite. Pasirinkite patogiausią tvarkaraštį sau (pvz., 15 minučių kiekvienos darbo dienos pabaigoje arba valandą penktadienį) ir laikykitės jo - bus lengviau tvarkyti tvarką, o dokumentai ir dokumentai nebus kaupiami ant stalo. Ir norint atsikratyti nereikalingo, tai buvo lengviau, visada laikykite šiukšliadėžę šalia stalo. Be to, dienos pabaigoje naudinga nuvalyti stalą antibakteriniu audiniu.
Susipažinkite su dokumentais ir dokumentais
Būkime sąžiningi: popierius - pagrindinis šiukšlių šaltinis darbalaukyje. Ir nors mes dirbame su jais vis mažiau ir mažiau, nėra tiek daug įmonių, kurios visiškai perėjo prie elektroninių dokumentų valdymo, kaip galėjo. Siekiant susidoroti su srautu buvo lengviau, ant stalo galite turėti du padėklus ar du aplankus - priklausomai nuo dokumentų, su kuriais turite susidurti, skaičių. Pirma, jums reikia pridėti viską, kas nauja: paraiškas parašui, neatidarytus laiškus ir pan. Antrajame, jums reikia siųsti dokumentus, kuriuos žiūrėjote ir kurie turėtų būti sprendžiami vėliau - todėl nieko nebus palikta be dėmesio.
Dokumentams, kurių jums nereikia spręsti dabar, bet kuriuos vis dar turite su savimi, geriau turėti tam tikrą saugojimo sistemą. Tai neturi būti pažįstami aplankai: jei neturite daug vietos ant stalo, galite pabandyti pakabinti specialiuosius padėklus (pvz., Laikraščių laikymui) ant sienos. Nedideli užrašai, užrašai ir priminimai vietoj nuobodaus kamštienos gali būti pakabinti ant specialaus tinklelio. Ypač svarbius dokumentus galima nuskaityti ir saugoti kompiuterio kopijoje.
Apsvarstykite nuorodų ir pakratų sistemą - galbūt užtenka tiesiog užsirašyti aplankus, o gal tai bus naudinga pažymėti spalvomis, kad greičiau rastumėte tai, ko jums reikia. Kai lankstote popierius, paklauskite savęs, ar jums iš tikrųjų jų reikia, ir ar ateityje susisieksite su jais - daugumą to, ką mes saugome „tik tuo atveju“, niekada nenaudojame. Stenkitės nepradėti aplanko „Kita“ arba „Įvairūs“ - greičiausiai, laikui bėgant jūs pamiršsite, kas ten yra.
Stenkitės įvesti principą „Popierius - veiksmas“. Neleiskite, kad dokumentai ir užrašai atsidurtų ant stalo, juos laikytumėte veiksmais, kuriuos reikia atlikti: pavyzdžiui, vizitinė kortelė, kurioje yra parašytas telefono numeris, yra proga užmegzti naują kontaktą išmaniajame telefone arba užsirašyti dienoraštyje, kad jums reikia ką nors skambinti
Naudokite dėžutes ir kitas saugojimo priemones.
Kai tvarkysite dokumentus, atkreipkite dėmesį į kitus darbalaukio elementus. Nesvarbu, kokia meilė jums parenkama raštinės reikmenimis, geriau ne visą laiką laikyti juos ant stalo ir gauti, kaip reikia - taip bus daugiau vietos ir mažiau dulkių. Dėl mažų dalykų, galite, pavyzdžiui, naudoti kiaušinių lėkštes. Atskirame dėžutėje ar talpykloje verta paminėti, ką dažnai nenaudojate: pavyzdžiui, insultas, skaičiuoklė arba lipni juosta.
Dėžutės, aplankai ir laikymo konteineriai yra nebrangūs (jie gali būti rasti toje pačioje IKEA), tačiau jie padės daug efektyviau naudoti darbo vietą tiek biure, tiek namuose. Pasirinkite patvarius, kurie truks ilgą laiką - ir nepamirškite galvoti apie etikečių ir pakratų sistemą, kaip tai daroma dokumentuose.
Laikykite laidus tvarkingai
Norint, kad kompiuteris atrodytų švaresnis, turite paslėpti laidus ir prailginimo laidus: galite nusipirkti specialų konteinerį, arba galite pabandyti patys tai padaryti - iš batų dėžutės. Jei nėra daug vietos ir nėra vietos paslėpti laidus, turėtumėte bent jau švelniai susieti juos, kad jie netrukdytų ir nebūtų supainioti.
Rūšiuoti failus kompiuteryje
Kitas svarbus darbo vietos organizavimo aspektas yra failų rūšiavimas kompiuteryje. Jei dar to nepadarėte, atidarykite valandą ar dvi dienas, kad organizuotumėte dokumentus nauju būdu: baisi imtis, bet tada padėkosite sau. Kaip ir paprastų dokumentų atveju, jums labai naudinga sisteminti ir patogias etiketes. Jei dažnai turite dirbti su skirtingomis tos pačios dokumento versijomis, naudinga apsvarstyti pavadinimo sistemą, kuri bus suprantama visiems darbuotojams, dirbantiems užduotyje. Be to, kiekvienos naujos versijos pavadinimas, galite pridėti datą ir, jei reikia, laiką - tai bus taip paprasta suprasti, kai buvo atlikti paskutiniai pakeitimai, ir palyginkite versijas.
Aplankai, kuriems dabar nereikia, bet bus naudingi ateityje, galite archyvuoti - taip bus lengviau naršyti. Vertingiausių dokumentų kopija turėtų būti saugoma debesų tarnyboje - tik tuo atveju.
Išdėstykite papildomą saugojimo vietą.
Šie patarimai pirmiausia reikalingi tiems, kurie dirba iš namų, o ne tik su dokumentais, bet ir su daug didesnėmis medžiagomis: jei savaitgaliui biure paliksite dokumentus, tai nėra taip baisu, tada namuose norite, kad erdvė būtų kuo švaresnė. Ne kiekvienas turi atskirą biurą ar didelę darbo zoną, tačiau šiuo atveju yra išeitis. Virš stalo galite pridėti pakabinamų lentynų arba įrengti papildomą saugyklą.
Padalinkite darbo vietą į zonas
Tai naudinga technika, kuri padės jums efektyviau susidoroti su įvairiomis užduotimis: užimti vietą darbui kompiuteriu ir atskirą erdvę užduotims, kurios gali būti išspręstos be jo - su spausdintais dokumentais arba, pvz. Net jei jūs turite nedidelį stalą, jūs vis tiek galite užimti erdvę: pakanka, pavyzdžiui, perkelti į kitą pusę arba sėdėti ant bendros sofos.
Jei dirbate iš namų, labai svarbu skirti atskirą erdvę darbui (net jei tai yra virtuvės stalo ar nedidelio sulankstomo stalo dalis). Tai visų pirma būtina norint atskirti darbą ir asmeninį gyvenimą (darbas iš namų gali būti sunku pereiti iš vieno režimo į kitą), tačiau jis gali būti naudingas praktiniu požiūriu. Pavyzdžiui, naudinga turėti atskirą darbo kompiuterį, į kurį vaikai nesikreiptų ir kurie nesulūžtų netinkamiausiu momentu.
Laikykite viską
Manome, kad jūs vis tiek taikote šį principą, bet tai bus naudinga dar kartą pasakyti. Nustatant namų biurą, organizuojant erdvę ir nustatant, kur vienas ar kitas dalykas bus, pradėkite nuo to, kaip struktūrizuota darbo eiga. Labiausiai reikalingi dalykai visada turėtų būti prieinami, priešingu atveju vadovaukitės tuo, kaip jūs naudojate objektus - pavyzdžiui, laikykite popierių prie spausdintuvo, ir lipdukus - šalia vietos, kurioje paprastai dirbate su dokumentais, arba skaityti reikalingas knygas darbui.
Pasirūpinkite, kad jaustumėtės geriau.
Galvodami apie darbo erdvę, nepamirškite apie komfortą - taip pat ir mažuose dalykuose. Labai svarbu pasirinkti patogią kėdę, kad nugaroje ir kakle nebūtų skausmo, pasirūpinti pakankamu apšvietimu (jei biure yra tamsus, nusipirkti stalinės lempos) ir kiti dalykai, kurie gali pagerinti biuro darbą - pavyzdžiui, pagal riešo pagalvę, padeda išvengti tunelio sindromo ar pėdos atvaizdo, kuris palengvina nugaros ir kaklo apkrovą.
Nevalgykite savo stalo
Nors šis patarimas nesusijęs su kosmoso organizavimu, bet darbo proceso organizavimu ir atrodo akivaizdu, jie vis dar dažnai yra ignoruojami, bet veltui. Valgydami savo stalą, galite valgyti netyčia (kai mes užsiėmę, neatkreipiame dėmesio į tai, kiek mes valgome, net jei nesame alkani, ir dažnai mes pasirenkame ne naudingiausius užkandžius). Be to, pietų pertrauka (nors ir maža) padės išsiblaškyti nuo verslo ir grįžti prie naujų jėgų.
Jei negalite išvengti užkandžių prie stalo, pasirinkite maistą, kuris nesunaikina, neišsipylė arba neištrina (truputį trupina iš klaviatūros arba užpilkite sriuba ant darbinio nešiojamojo kompiuterio), pabandykite būti atsargiems ir netrukdykite kitiems (stiprus maisto kvapas) būkite nemalonūs kolegoms), išvalykite po savęs ir būtinai nuvalykite stalą po vakarienės.
Nuotraukos: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA dizaino parduotuvė